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專業知識

年會策劃的具體措施以及詳細內容

文字:[大][中][小] 來源: 成都活動策劃公司    發布時間:2019-04-29    瀏覽次數:69    

隨著企業的發展,一個好的年會策劃對于一個企業的內部凝聚力起到至關重要的作用。但許多初入行的人對于其運行原理和相關事項都不甚了解,也有人為此走了不少彎路,所以在此,小編便簡單實用的把年會策劃的相關知識都打包告訴大家,以便大家加深了解。以下關于“年會策劃的具體措施以及詳細內容”的介紹。



【企業應如何組織一場年會策劃活動】


年會活動執行起來一點都不簡單,事多還雜亂,是整個年會策劃過程中勞神傷腦的一個過程了,需要團隊緊密及后勤同事們細心付出,這還不夠。在這里年會策劃公司就要說下年會策劃活動的執行時間及流程安排真的很重要,你要是步做不好,接下來有很多無用功等著你做呢。那么,企業應如何組織一場年會活動呢?



1、預定年會場地     


例如預定酒店、聚餐地點和年會內容等


2、將確定好的年會時間地點通知公司全體人員    


預定好年會場地之后,接下來就是把地點時間公布給公司全體人員,確定員工出行名單,盡早完成來回車程的訂票,或者找好一些服務商包車也是可以的。


3、員工的出行名單,確定酒店入住名單    


如果再入住時間內,部門小組有會議的,要提前上報安排會議地點;在員工簽到之前,房卡要提前分好,主要為了避免因為簽到人數多,導致房卡及簽到臺會搞得很亂;如果簽到臺有禮物發發放,可以在簽到表中標注好,這樣可以避免誤領、少領、多領的情況發生。年會的物料要集中放在一起,避免年會工作人員到處找東西找不到。


4、年會負責人員要進行禮品采購   


采購也是一件繁瑣的事情,既然是年會就少不了獎勵,在禮品上的選擇可以考慮參考下專業的年會顧問組的意見,找一些實用并且有紀念價值意義的禮品。


5、找好與年會相關主題的素材    


先把年會的活動主題確定好,設計的風格要統一,確定要好年會主題需要的相關素材及物料,尺寸和擺放位置也要提前也要確定好。既然是年會,LED屏幕是少不了的,需要提前測試一下LED屏效果,LED屏幕的質量不一樣,效果不一樣哦。


6、做好線上預熱工作    


這也是在年度會議上檢測團隊創造力的一部分。年會通過新媒體渠道通過劇透的形式來緩慢引出年會,以提高員工對年會的期望。這也是展示公司良好形象的一種方式。 


7、白天的會議要組織好     


例如分享人員,分享主題,分享每個部門的秩序。這個環節包括邀請外賓,確認出席名單,安排卡片訂購和制作卡,在午餐時間拍一張集體照片。


8、白天會議時間安排要適當   


白天的會議是在上午和下午舉行,因為會持續很長時間,除了午餐和休息時間,圓桌BBS可以穿插一些大家感興趣的話題,會議的節奏可根據情況調整。此外,在當天的會議中,上午和下午將有10-20分鐘的休息時間。休息期間,你可以準備一些點心,準備一個鐘。休息之后,你可以通過鈴聲告訴大家繼續進入會議。 


9、組織好晚宴的節目     


包括各部門的背景音樂、表演節目和主持人的選擇,晚宴的LED屏幕應與白天的會議不同;在正式會議結束和晚宴前休息一小時左右,以便參加表演的同事休息。參加表演的員工可以利用這休息的間隙來幾次簡單的排練。此時,其他同事也可以在合影墻前拍照;為了增加晚宴的樂趣,我們可以采取更多的晚宴創新案例。


10、員工頒獎環節   


如果獎勵對象是員工,則需要盡快確定相應的名單,包括定制的獎品,如證書、獎杯等。為每一位員工準備一份介紹,另一個是讓每個人知道為什么同事會得到獎勵。此外,其他部門的領導將頒發獎品,尤其是那些較多的部門,如銷售主管給技術同事,技術主管給銷售同事,這反映了部門之間的相互認可。


11、抽獎環節是熱情的環節,一定要策劃好    


晚宴的另一個重要部分就是抽獎了。如何讓抽獎環節更精彩?除了增加禮品的購買量,還可以使用傳統的紙質抽獎。例如,員工號碼,在抽獎前搖動抽獎盒。之后,抽獎中獎者宣布員工號。整個過程比電子抽獎更有趣。晚宴比白天的會議更有趣。 


12、涉及客戶、及伙伴的年會    


如果顧客、伙伴的晚宴等嘉賓的邀請,準備邀請函、禮物、會議和晚餐的座位,以及代表們的演講。


13、晚宴的第二天行程安排要提前通知    


當天的晚餐通常結束得很晚。畢竟,這是艱難的一年,每個人都有很多話要說,還有很多酒要喝,如果有第二天的日程安排,通知酒店安排早的服務,以免影響整個計劃的進行。


14、接送車輛要預約好    


根據員工的返程安排,預約接送車輛,并分趟分地點發送。


15、要有簡單的活動應急預案    


做一些簡單的活動應急預案,至少知道公司哪些同事了解一些基本的急救知識,并能做一些基本的急救措施,酒店附近近的醫院等等。


16、年會其他細節    


在其他年度會議的實施過程中有很多細節。如果處理得當,它可以給人們留下好印象。例如,除了在會議前以電子郵件、圖片和H5的形式將日程表發送給同事之外,它還可以打印一份放在在簽到登記處,每天結束時,分別編輯第二天的議程,并通過WeChat群等方式將筆記發送給每個人。如果餐是自助餐,請事先與酒店確認自助餐可以容納人。     


在實施過程中,不可避免地會遇到各種臨時或特殊的要求,由此引起的變化必須更新為相應的表單形式,并與工作組的每個成員同步。這也是為什么在年度會議策劃階段更詳細的項目準備表的原因。


【年會策劃的方法介紹】


年會的組織有五個要素是我們必須首先確定的:預算、人數、參會人員組成、會議主要議題、會議時間,這五個要素牽涉到在整個年會組織過程中選址、酒店、餐 標、禮品、活動安排等一系列決策。


項目立項不是我們在這里的討論范疇,但如果您是新人,接手行政工作后可以查看往年的工作記錄,以便未雨綢繆。年會策劃在制定預算環節,主要考慮交通、住宿、膳食、會議綜費、禮品,有的年會還要加上會后的旅游預算。



選定會務代理是組織年會便捷可靠的方法:


一可以節省預算,花同樣的錢可以辦更多的事。不可理解?這就要了解酒店的定價體系,一般而言,酒店的價格從高到低會分為:門市價、前臺折扣價、商務公司價格、會議團價、旅游團價五個檔次。這就是為什么有的網友抱怨直接向酒店訂場地和客房反而比通過會務公司報價高的原因。隔行如隔山,其中有許多的操作 是業外人士所不知道的。


二可以節省時間、簡化操作流程。會展代理對酒店場地及提供的服務都比較熟悉,按照您的年會組織五要素,他們可以很快推薦合適的地點給您。如果您選的會務代理公司經驗豐富,他們應該可以很快報出初步的預算供您參考。


三,更好地協調酒店關系,以保障會議的順利進行。年會的組織實施是個繁瑣的服務過程,它是一個需要很多協調工作的系統工程。會務代理公司的操作經驗以及和會務酒店良的好關系是非常重要的。


在確定方案環節,首先要將此次活動的核心議題合理地安排到會議議程當中。主會場、舞臺及背景搭建、節目選擇、餐標及菜單、房間、接送機、會后旅游這七項是在這一環節須留意的地方。接下來就是重要的確認實施細節了。首先,要創建一個工作進度表,這是提率、保障活動順利進行的有效手段。


工作表的內容要包括以下幾個方面:


1、 邀請的貴賓及確認其成行;


2、 舞臺設計、場地搭建、燈光音響布置的完成;


3、 文書工作、會議資料的準備;


4、 房間分配表;


5、 用餐(餐標、菜單、主桌、臺卡);


6、 交通安排;


7、 各項工作的負責人及聯絡方式;


8、 支付各項定金的時間表;


9、 表演者的邀請及確認;


10、 禮品、胸花、指示牌、胸卡;


11、 會務照片及錄像資料的制作和贈送。


在檢查準備工作的時候,關鍵點是:圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關聯活動是否夠豐富、夠突出。在客戶年會上讓贊助商搶了風頭就得不償失了。


以上關于“企業應如何組織一場年會策劃活動”和“年會策劃的方法介紹”的介紹,希望能讓您了解“年會策劃的具體措施以及詳細內容”帶來幫助。

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